Eventos y conocer gente

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Al hora de organizar un evento, sin duda lo que inicialmente se busca es promoción y branding para la marca para la que organiza dicho evento. No obstante, un evento es una gran oportunidad para conocer gente con la que establecer fructíferas relaciones laborales, y por qué no quizá una gran oportunidad para conocer personas con las que establecer amistad.

Conocerse mejor desde el evento

Conocer gente, establecer relaciones, mejorar las ya existentes, generar nuevos puntos de vista, nuevas instancias. Las posibilidades que genera un evento a nivel fortalecimiento de relaciones en el trabajo es muy amplia. Para conocer personas o crear lazos mas sólidos en el ambiente laboral el evento juega un papel importante, muchas veces desatasca situaciones en el trabajo que llevaban tiempo obstaculizando la fluidez de una dinámica laboral apropiada.

La marca

Sin duda todo el entramado de relaciones, las personas que se conocen en un evento, la gente que intercambia información, contactos o solo un momento de esparcimiento, es una herramienta poderosa a la que en ocasiones los empresarios les cuesta ver. Todo lo que ocurre en un evento en relación a las personas que participan en él, sucede bajo el contexto de la marca, siempre la base es la marca que está de fondo, esto tiene un potencial increíble, muchas veces poco explotado por las empresas.

Humanizar el evento

Desde esta perspectiva, un evento que potencie el aspecto humano, las relaciones que se puede crear en él, las personas que se conocerán, intercambiarán información, datos, conocimientos o sencillamente un momento de esparcimiento entre las personas que participan tiene un potencial de lato valor para la empresa.

Si esta idea esta planificada desde un inicio y se sabe cuáles son los objetivos de fondo de este tipo de eventos el partido que se le puede sacar es enorme.

Nuestro consejo es definir con precisión los objetivos del evento a crear y establecer identificaciones claras. Si la idea es un evento centrado en potenciar el intercambio social, conocer gente, lo ideal será entonces no mezclarlo con actividades dentro del mismo evento que sean netamente corporativas.

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Organización de eventos corporativos

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Algunas claves

Hoy por hoy como comentamos en un anterior post la organización de un evento empresarial debe ir asociado a un objetivo claro para la empresa. Un gran error es pensar que un evento de empresa es como un día festivo, un punto de desconexión para directivos y empleados. En tiempos de crisis en que las inversiones se miden con lupa, desarrollar un evento para una empresa sin una definición precisa de los objetivos que se pretenden con él es una forma poco eficiente de inversión.

Las empresas de eventos saben bien que un evento no es solo un acto recreativo sino un elemento que forma parte del marketing de la empresa y que debe ir asociado a objetivos tanto previos como posteriores.

Dentro de los eventos de empresa podemos diferenciar dos grandes categorías:

· Eventos motivacionales

·Eventos promocionales

Los eventos motivacionales son aquellos que están orientados hacia el personal de la empresa y en tal caso deberán estar asociados a objetivos específicos determinados por una parte por pautas comunes que este tipo de eventos poseen, pero también por la realidad específica y actual de la empresa que busca organizarlos. Un error común que cometen las empresas es por ejemplo con eventos que organizan cada año (fiesta de empresa), donde de alguna manera por ser un evento que se hace cada año, hace tiempo, se desatienden aspectos de análisis presente de la realidad de la empresa. En tal caso el evento se vuelve rutinario y los objetivos se diluyen.

Los eventos promocionales, son los que la empresa hace para sus clientes. En estos casos las características del evento son bastante variables, lanzamiento de un producto, promoción, expansión de la empresa en otros nichos o territorios. En todo caso, el denominador común es que el evento forma parte de una estrategia de marketing con un fin concreto.

Independientemente que estos dos tipos de eventos apunten a direcciones concretas, tanto la empresa que demanda su organización como la agencia de eventos encargada de llevarlo a cabo, deben tener muy presente que estos eventos son ante todo una mecanismo orientado a conseguir determinados objetivos. Directivos y organizadores del evento deben definir de forma prioritaria por qué y para qué se organiza, aunque finalmente se determine que el objetivo principal es sencillamente un divertimento, en tal caso las expectativas y concepto del evento se centrará en eso y es un objetivo factible y válido, la clave es definirlo.

Indudablemente en un evento corporativo entran en juego los objetivos generales de la empresa pero es necesario extraer los objetivos parciales de cada departamento, RRHH, Marketing, ventas, etc. Sobre esto se debe focalizar a un objetivo común que redunde en beneficio de las distintas áreas. O en su caso priorizar los objetivos de determinado departamento y centrar el evento en ello. La generalización es mala compañera en una definición de objetivos para un evento empresarial. El éxito de un evento se caracteriza por una planificación milimétrica de los objetivos del mismo acompañados por una definición muy estructurada y bien medida del desarrollo del propio evento. Aquí radican las claves de su éxito.

El contenido

Los estudios realizados recientemente convergen todos en el mismo punto, en los eventos el contenido es rey, hoy por hoy más allá de la espectacularidad, últimas tendencias, creatividad o perfecta organización, la clave para que un evento deje huella (y por tanto, alcance objetivos), es el contenido. La elección de temas idóneos y atractivos pero también una definición estratégica de cómo presentarlos, orquestando bien tiempos, descansos, estructuración de los distintos momentos hacen que el evento cale de forma más profunda.

Existen aspectos de sentido común que han de ser medidos como puede ser precisar la relación entre costo por organizar el evento y beneficios a obtener. En este sentido es bueno diferenciar lo que serían beneficios netamente económicos y los que son de otro tipo como pueden ser popularidad, prestigio, empatía, confianza, etc.

Los ejes

A pesar que existen multitud de aspectos a considerar en la organización de eventos para empresas, se puede decir que hay dos ejes esenciales sobre los que se vertebra un evento y que son las áreas principales a atender:

· La parte comunicacional

· La parte logística

El aspecto comunicacional se centrará en la parte de comunicación interna de la empresa, su estado actual y un balance en relación a años anteriores. Por su parte, se definirá qué es lo que se quiere comunicar, por qué. A partir de aquí se desarrollará la campaña de comunicación centrada en aunar el evento con un contenido madre sobre el que se desplegará, desarrollará y sobre el que posteriormente se podrá evaluar el éxito o no de los objetivos propuestos.

La parte logística es la que se centrará en los aspectos organizativos, como número de invitados, fecha, duración del evento lugar, y en general de proveer de forma práctica de todos los elementos prácticos para el correcto desarrollo del evento. Este parte es determinante para el éxito del evento ya que es fundamental que todo esté medido al milímetro y funcione, grandes conceptos o ideas creativas no desarrolladas en el momento o de la forma adecuada no servirán en absoluto e incluso pueden ser contraproducentes y ofrecer una mala imagen  de la empresa.

Indudablemente un evento debe verse como una oportunidad de trasmitir a empleados o clientes un mensaje corporativo que redunde en beneficio, el alcance que este mensaje pueda tener dependerá en gran medida de la profesionalidad y eficacia con que la empresa organizadora del evento haya dispuesto todo, pero qué duda cabe que si no se define de forma precisa este mensaje aunque el evento sea técnicamente perfecto, desde el punto de vista del retorno de la inversión quedará vacío.

La salud de los eventos en tiempos de crisis

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De acuerdo a un estudio publicado en 2012 por Eventoplus, el sector de los eventos no queda inmune a la crisis. Esto obliga a las empresas de eventos a ser más creativas que nunca. Según los datos en 2012 la bajada de prepuesto rondaría el 10%. Comparativamente con el sector publicitario donde las bajadas han ascendido al 38%, el sector de la organización de eventos resiste el temporal. Esto nos deja ver la importancia que aún tiene para las empresas los eventos dentro de sus palmes de inversión. Digamos que aunque han existido recortes en los presupuestos para la organización de eventos, las agencias de eventos han notado un incremento en su volumen de negocio. Eventos más austeros pero en mayor cantidad, sería la conclusión que rápidamente podemos extraer.
Este reajuste en los presupuestos ha obligado a las agencias de organización de eventos a rediseñar sus eventos, haciendo que la creatividad se sitúe por encima de los presupuestos, que como es bien sabido estaba en muchas ocasiones disparado. Creatividad y nuevos formatos es al parecer la idea que prima en la actualidad.

Eventos con concepto
Este auge de la creatividad en la organización de eventos está haciendo que las agencias se centren más en el contenido del evento que en el espectáculo puro y duro. Indudablemente esto aporta un valor y beneficia de forma directa a la empresa que ha pagado por su organización y que espera que detrás del evento exista una estrategia de comunicación eficaz.

Las empresas buscan la eficacia en los eventos. Se presta especial a la comunicación, eventos innovadores donde las redes sociales aporten un valor. Se busca optimizar los costes y orientar los eventos hacia objetivos concretos.
Las tendencias hacia las que apuntan las empresas es la predominancia del aspecto humanizador del evento. Hospitalidad, calidez, cercanía y protocolo aparecen como los valores esenciales que otorgan valor al evento.

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La fuerza de internet
El peso que ha adquirido internet en los eventos es ya indiscutible, más aúnen tiempos de crisis donde gracias a él se ahorran costes traslados. Lo fuerte se está dando en retransmisiones virtuales, comunicación online vía social media, etc.

En resumen, podemos observar que en tiempos de crisis la organización de eventos se mantiene pero que ajusta sus presupuestos. Las agencias deben potenciar más que nunca creatividad y concepto y por supuesto aprovechar todas las ventajas comunicativas que internet ofrece.

Organización de eventos, nuevas tendencias en 2013

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Como no podía ser de otra forma, el avance de las nuevas tecnologías sumado al boom de las redes sociales está teniendo una influencia notable en la forma en que se planifican, desarrollan y se miden los eventos desarrollados por las agencias de organización de eventos.

Las tendencias apuntan a eventos donde los asistentes tendrán una participación activa con una fuerte tendencia a lo virtual integrando también distintos formatos de comunicación. En los eventos parece determinante el crear distintos temas y potenciar la parte lúdica.

En las distintas ferias y foros donde se reúnen las principales agencias de organización de eventos parece ya haberse demarcado las líneas principales sobre las que se organizarán los eventos.

 

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Veamos algunas de ellas:

Creación conjunta. Las decisiones tanto sobre el formato del evento a organizar así como el programa incluso el espacio, no será exclusiva del organizador. La tendencia apunta a la participación de los asistentes en el proceso. Aquí redes sociales como Facebook juegan un papel decisivo a la hora de intercambiar opiniones y feedback.

Integración. Las idea es que los eventos no tengan un fin en sí mismos sino que estén integrados dentro de un plan de comunicación más amplio, lo que se denominaría comunicación integrada donde el evento adquiere notoriedad gracias a la red de acciones comunicativas.
Fuerza en el tema. La idea que los eventos deben transmitir un mensaje y sobre todo la personalidad de la empresa que lo organiza.En el eje temático deben cuidarse todos los detalles.
El aspecto lúdico. La idea es generar mecanismo que hagan que el público participe de forma activa en las charlas, presentaciones, etc.
Mayor austeridad. Debido a la fuerte crisis económica, las empresas apuestan por eventos más austeros sin grandes ostentaciones.

Sostenibilidad. Hoy por hoy no sorprende ver en ferias stands hechos de cartón o materiales reciclados. Dado que en los eventos hay mucha infraestructura de usar y tirar las empresas buscan adaptarse a los nuevos tiempos y hacer que los eventos tengan un impacto medioambiental mínimo.


Hibridación.  Parece ser que la tendencia actual de os eventos apunta a la hibridación. Organización de eventos que tengan una parte presencial, pero que proporcionen también un componente virtual. El trato de tú a tú sigue siendo indispensable, pero el aspecto virtual adquiere una fuerte relevancia que aún debe ser estructurada de forma que además de rápido y económico pueda potenciar una perdurabilidad y ¿por qué no? calidez.